Formato de orden de trabajo en Excel gratis
Organiza la ejecución del técnico y deja el resultado ligado a la solicitud del cliente.
¿El técnico sale a una reparación y después cuesta saber qué hizo, qué material usó o cuántas horas tomó? Este formato de orden de trabajo en Excel reúne esos datos en una fila y los conecta con la solicitud que originó el servicio.
Descargar formato de orden de trabajo en Excel
El archivo abre en Excel, incluye filtros y listas desplegables, y no usa macros. También trae una hoja de órdenes de servicio para conservar el acuerdo con el cliente. El ejemplo está marcado como ficticio; bórralo antes de usar la plantilla.
Está pensada como registro de seguimiento de varias ejecuciones, no como formulario individual para imprimir.
Qué es una orden de trabajo en esta plantilla
Sección titulada «Qué es una orden de trabajo en esta plantilla»Aquí usamos “orden de trabajo” como la instrucción y el registro de ejecución para el equipo: quién va, qué debe hacer, dónde, qué materiales utiliza, cuántas horas emplea y cuál fue el resultado. Es una distinción operativa para este recurso; no es una definición universal o legal.
Ejemplo ficticio: el administrador del edificio solicita revisar un lavamanos que gotea. La solicitud queda en la orden de servicio OS-2026-0001. El coordinador crea la orden de trabajo OT-2026-0001, la relaciona con esa solicitud y asigna la visita.
| Lo que necesita saber el técnico | Qué queda registrado | Al terminar |
|---|---|---|
| A dónde ir | Ubicación concreta del servicio. | Ajustar la ubicación si cambió el sitio. |
| Qué hacer | Actividad e instrucciones acordadas. | Anotar si el trabajo cambió o quedó pendiente. |
| Qué llevar | Materiales previstos y costos conocidos. | Registrar lo realmente utilizado. |
| Quién lo hará y cuándo | Técnico y fecha de asignación. | Anotar horas trabajadas y fecha de cierre. |
| Qué resultado hubo | La solicitud original y el ID de servicio relacionado. | Describir qué se hizo y si quedó algo pendiente. |
Columnas del formato
Sección titulada «Columnas del formato»La hoja Órdenes de trabajo incluye:
- Identificación y relación: ID único de orden de trabajo e ID de la orden de servicio relacionada. Una solicitud puede necesitar más de una visita y, por tanto, más de una orden de trabajo.
- Ejecución: fecha de asignación, técnico responsable, actividad o instrucciones y ubicación.
- Materiales y tiempo: materiales utilizados o previstos, horas previstas, horas trabajadas, tarifa por hora en COP y costo de materiales en COP.
- Resultado y cierre: costo de mano de obra calculado, costo total calculado, estado de trabajo, resultado o trabajo realizado, fecha de cierre y observaciones.
El ID de trabajo es obligatorio y no se debe reutilizar. Ejemplo: OT-2026-0001. La columna de orden relacionada debe contener el ID exacto de servicio, por ejemplo OS-2026-0001; esto permite buscar el caso completo y detectar si una orden quedó sin vínculo.
Los campos opcionales son la fecha de asignación, horas previstas, materiales y costos aún desconocidos, resultado antes de finalizar y observaciones. La fecha de cierre se deja vacía hasta que el trabajo termine. La mano de obra se calcula al ingresar horas trabajadas y tarifa; el costo total aparece con esos datos y suma los materiales registrados. Si el costo de materiales queda vacío, se toma como $0: mientras falte un costo conocido, considera el total parcial. La fórmula no incluye automáticamente desplazamientos, impuestos ni otros cargos.
Cómo llenar la orden de trabajo
Sección titulada «Cómo llenar la orden de trabajo»- Copia el ID de la solicitud desde Órdenes de servicio y crea un ID nuevo para la ejecución.
- Asigna al técnico y escribe la actividad como una instrucción comprobable: por ejemplo, “revisar la fuga, cambiar la junta si está dañada y probar el cierre”.
- Especifica el lugar exacto. “Cliente en Bogotá” no orienta a quien debe llegar; incluye edificio, sede, piso o equipo cuando aplique.
- Anota materiales previstos y horas estimadas si se conocen. Al terminar, registra materiales utilizados, horas reales y resultado.
- Cambia el estado y completa la fecha de cierre solo cuando corresponda.
Si una reparación requiere una segunda visita, no sobrescribas el historial de la primera. Crea otra orden de trabajo con un nuevo ID y relaciónala con el mismo servicio. Así queda claro qué se hizo en cada visita.
Para registrar primero el pedido, descarga también el formato de orden de servicio en Excel. En esta plantilla las dos hojas usan códigos distintos: OS- para la solicitud y OT- para cada ejecución.
¿Cuándo deja de ser suficiente el Excel?
Sección titulada «¿Cuándo deja de ser suficiente el Excel?»El archivo empieza a quedarse corto cuando varios técnicos tienen versiones diferentes, algunas órdenes no tienen responsable, los cambios de estado no llegan a quien coordina o el historial queda dividido entre Excel, correo y mensajes. El problema no es el formato: es que el equipo ya no puede confiar en que todos consultan el mismo registro.
Abera puede ayudar a centralizar clientes, responsables, estados e historial si los módulos se configuran para el proceso de cada empresa. La plantilla no tiene sincronización automática con Abera. Primero habría que verificar los campos y usar la vía de carga CSV disponible en esa instancia; una actualización automática con un programa local y la API de Corteza sería un desarrollo configurado para esa instancia, no una función nativa de este archivo.
Preguntas frecuentes
Sección titulada «Preguntas frecuentes»¿Cuál es la diferencia entre una orden de servicio y una orden de trabajo?
Sección titulada «¿Cuál es la diferencia entre una orden de servicio y una orden de trabajo?»En esta guía, la primera registra la solicitud y el acuerdo con el cliente; la segunda organiza la tarea del técnico y deja constancia de su ejecución. La terminología puede variar de un negocio a otro.
¿Puedo asociar varias órdenes de trabajo a una solicitud?
Sección titulada «¿Puedo asociar varias órdenes de trabajo a una solicitud?»Sí. Mantén el mismo ID de servicio en cada orden de trabajo y crea un ID diferente para cada visita o ejecución.
¿El Excel sincroniza los cambios con Abera?
Sección titulada «¿El Excel sincroniza los cambios con Abera?»No. El archivo funciona por separado. Se puede iniciar con exportaciones CSV y, si se configuran módulos, campos, permisos y autenticación, desarrollar después una conexión local por API.
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